Allgemeine Funktionen
Im Folgenden erhalten Sie Informationen über die Bedienung und lernen Funktionen wie Aufgaben, Checklisten, Projekte, Teams, Editoren usw. kennen.
Aufgaben und Projekte
Es steht eine vollständige Aufgabenverwaltung zur Verfügung.
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Aufgaben können mit Datensätzen, zum Beispiel TOM, Verarbeitungen oder Hardware, verknüpft werden. Dann können Sie direkt die betreffenden Datensätze aufrufen und müssen nicht erst lange suchen.
Jeder Aufgabe können beliebig viele externe Dokumente hinzugefügt werden.
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Aufgaben können in Projekten strukturiert werden. Projekte können in wiederverwendbare Projekt-vorlagen umgewandelt werden. Damit stellen Projektvorlagen und Aufgaben eine effizientere Alternative zu den Checklisten dar.
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Die Aufgaben können auch in einem Kanban-Board verwaltet werden. Außerdem können Sie die Aufgaben direkt aus dem Programm heraus per E-Mail versenden.
Bedienung
DSV ist auf Effizienz und Übersichtlichkeit ausgelegt, wovon Sie sich mit einer Testlizenz selbst überzeugen können.
Die Navigation auf der linken Seite können Sie anpassen, d.h. dass Sie nicht benötigte Funktionen ausblenden können.
Sind Sie bzw. Ihr Unternehmen bspw. kein Auftragsverarbeiter, dann blenden Sie die entsprechenden Einträge einfach aus.
Am oberen Rand finden Sie das Hauptmenü. Sie können entweder einen Menüpunkt anklicken, dann ändert sich die Navigation entsprechend.
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Oder Sie klicken mit der rechten Maustaste auf einen Menüpunkt und Sie sehen im Kontextmenü die dazugehörenden Funktionen.
Die eigentliche Arbeit findet in Arbeitsbereichen statt. Jede Funktion besitzt einen eigenen Arbeitsbereich.
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Die Funktionsweise entspricht den Reiterkarten in einem Browser. Es können mehrere Arbeitsbereiche gleichzeitigt geöffnet werden, einzelne Reiterkarten können Sie aus dem Programm "herausziehen".
In den meisten Arbeitsbereichen können Sie einen Datensatz auswählen und sehen im unteren Bereich die weitere Informationen.
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Zum Beispiel Zuweisungen, also wo das gewählte Asset verwendet wird, oder die durchgeführten Risikoanalysen.
Die eigentliche Erfassung findet wiederum in Detailansichten statt. Jede Funktion hat eine eigene Detailansicht.
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Die Detailansichten der Assets verfügen über eine eigene Navigation, die jeweils angezeigten Abschnitte hängen von der gebuchten Lizenz-variante ab.
Checklisten
​Checklisten können auf zwei Arten verwendet werden:
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Sie können allgemeingültige Checklisten anlegen, die keinen besonderen Bezug zu Objekten haben. Das könnte zum Beispiel eine Checkliste sein, die den Stand der Umsetzung der DS-GVO abdeckt.
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Sie können Checklisten aber auch individuellen Objekten zuweisen (bspw. Hard– und Software, Verarbeitungen, TOM etc.). So könnten Sie etwa bei einem neuem Mitarbeiter eine Checkliste hinterlegen, die die bei einer Neueinstellung zu berücksichtigenden Maßnahmen (Verpflichtung auf den Datenschutz etc.) beinhalten.
Es stehen einige Vorlagen für Checklisten zur Verfügung, die Sie entweder einfach verwenden oder nach Belieben anpassen können.
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Für jeden Checklisteneintrag können Sie eine Aufgabe erstellen, damit offene Einträge nicht vergessen werden.
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Sie können für jede Checkliste festlegen, dass diese automatisch angelegt werden soll, wenn in einer bestimmten Tabelle ein neuer Datensatz angelegt wird. Legen Sie bspw. einen neuen Mitarbeiter-Datensatz an, dann könnte automatisch eine Checkliste angelegt werden, die das Onboarding eines neuen Mitarbeiters behandelt.
Diagramme erstellen
Mit dem Diagramm-Editor können Sie beliebige Diagramme erstellen, zum Beispiel Ablaufdiagramme für Geschäftsprozesse oder Netzwerkpläne.
Sie können jedes Element eines Diagramms mit vorhandenen Datensätzen verknüpfen, um einen gewissen Grad von Interaktivität zu erreichen.
So könnten Sie etwa in einem Ablaufdiagramm einzelne Prozessschritte mit Verarbeitungen verknüpfen.
In den entsprechend vorbereiteten Diagrammen können Sie mittels Doppelklick auf ein Element sofort die entsprechende Detailansicht des verknüpften Datensatzes aufrufen.
Im Modul Notfallmanagement können Sie sich eine Prozesslandkarte oder eine Übersicht über die Prozessabhängigkeiten erstellen lassen.
Dokumentenverwaltung
Sobald Sie einen neuen Datensatz (Hardware, Software, Verarbeitung, Mitarbeiter etc.) anlegen, wird automatisch ein Verzeichnis für Dokumente erstellt.
Per Drag & Drop können Sie einfach externe Dokumente auf den entsprechenden Datensatz ziehen, das Dokument wird automatisch in den dazugehörenden Ordner kopiert.
Es gibt keine Limitierung in Bezug auf die Anzahl der zu verwaltenden Dokumente.
Wenn Sie die Detailansicht eines Datensatzes öffnen, sehen Sie dessen Dokumente. Im Arbeitsbereich der Dokumentenverwaltung sehen Sie alle generierten Einträge, sortiert nach Bereichen. Auch hier können Sie Dokumente einfach zuordnen oder auch eigene Ordner manuell anlegen.
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Zu jedem Dokument können Sie weitere Angaben wie Version, Freigabe etc. hinzufügen.
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Da es nicht immer möglich ist, konkrete Dokumente zu hinterlegen, können Sie stattdessen auch Verweise anlegen.
Formulare erstellen
Mit dem Formulargenerator können Sie wiederverwendbare Vorlagen für vielfältige Zwecke erstellen. Dadurch können Sie zum Beispiel auf Knopfdruck eine Vertraulichkeitsverpflichtung für einen Mitarbeiter erstellen lassen.
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Enthalten sind u.a. folgende Mustervorlagen:
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Bestellung eines Datenschutzbeauftragten,
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Nutzungsvereinbarung BYOD,
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Vereinbarung Home Office,
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Vertraulichkeitsverpflichtung,
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Details einer Hardware,
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Verpflichtung zur Vertraulichkeit,
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etc.
Alle enthaltenen Mustervorlagen können angepasst werden.
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Sie haben Zugriff auf mehr als 500 Variablen, mit denen Sie auf die Werte der gespeicherten Datensätze zugreifen (zum Beispiel Mitarbeiter, Verarbeitungen, TOM, Hardware etc.) und diese in Dokumenten ausgeben können.
Falls Sie Werte abfragen bzw. ausgeben wollen, die nicht in DSV gespeichert werden, dann können auch eigene Variablen anlegen.
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Die Vorlagen können so aufgebaut werden, dass auch komplexe Texte dynamisch erstellt werden können. Dabei werden einzelne Textbausteine oder andere Teilvorlagen in Abhängigkeit von Entscheidungen verwendet oder eben nicht. Teilvorlagen können selbst weitere Entscheidungen und Teilvorlagen enthalten.
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Je nachdem welche Variablen in einer Vorlage vorkommen, werden bei der Auswahl der Vorlage die zu verwendenden Datensätze abgefragt.
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Die so erstellten Texte können entweder im docx-Format gespeichert werden. Oder Sie können den erzeugten Text auch direkt und automatisch in eine Dokumentenvorlage mit Ihrem Corporate Design (bspw. Briefpapier) einfügen lassen.
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Da der generierte Texte als docx-Datei gespeichert wird, können Sie das Dokument im Anschluss nach Belieben bearbeiten.
Rechtskataster
Mit dem Rechtskataster können Sie die relevanten Gesetze, Verordnungen, Normen und sonstige Auflagen abbilden, von denen Ihr Unternehmen betroffen ist.
Standardmäßig werden Einträge für DSGVO und BDSG (Bundesdatenschutzgesetzes) angelegt, die Sie um weitere Einträge ergänzen können.
Neue Einträge können entweder manuell erstellt oder aus einer Excel-Datei importiert werden.
Die Einträge des Rechtskatasters können Sie dann den relevanten Objekten zuweisen.
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Falls ein Eintrag veraltet ist und durch einen neueren Eintrag ersetzt werden soll, dann können Sie für den alten Eintrag einfach einen Nachfolger anlegen, der optional alle Eigenschaften und Zuweisungen übernimmt.
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Die Einträge des Rechtskatasters können sowohl durchsucht als auch nach bestimmten Kriterien gefiltert werden (zum Beispiel Anzeige der Verordnungen mit Bezug zu Verarbeitungen, für die ein bestimmter Fachbereich als zuständig angegeben wurde).
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Sie können Reports in Form von Checklisten für die Prüfung der Einhaltung oder der Umsetzung erstellen lassen (PDF-Format), bei der Erstellung werden gesetzte Filter berücksichtigt. Optional können Sie in den Reports ausgeben lassen, welchen Objekten die einzelnen Einträge zugewiesen wurden.
Systemanforderungen
Bei DSV handelt es sich um eine Desktop-Anwendung für alle gängigen Windows-Systeme.
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DSV kann auf einem Terminalserver betrieben werden.
Die Datenbanken können auf dem lokalen System, im Netzwerk (Server, NAS) oder auf externen Datenträgern liegen. Wenn Sie mehrere Mandanten verwalten, kann jede Datenbank an einem anderen Speicherort liegen.
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Sie können Software wie nextCloud, ownCloud o.ä. verwenden.
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Der Monitor solle eine Bildschirmauflösung von1920x1024 unterstützen. Bei geringeren Auflösungen sind unter Umständen nicht alle Programmfunktionen zu sehen.
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Bei Fragen bitte einfach melden.
Teams
Sie können beliebig viele Teams anlegen, die aus internen (Mitarbeiter) und externen (Vertragspartner) Mitgliedern bestehen.
Mit den Teams können Sie bspw. ein Datenschutzteam oder die Besondere Aufbauorganisation (BAO) für das Notfall-management erstellen.
Bei jedem Mitglied können Sie u.a. angeben, welche besondere Rechte und Pflichten diese besitzen oder wie das Mitglied im Notfall zu erreichen ist.
Vertragsverwaltung
Zu jedem Vertragspartner können Sie beliebig viele Verträge jeder Art hinterlegen und verwalten.
Neben allgemeinen Vertragsdaten, internen und externen Ansprechpartnern können Sie auch Angaben wie Prüfung, Freigabe, Kündigung und deren Bestätigung erfassen.
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In der Übersicht sehen Sie alle Verträge und können etwa nach den Verträgen filtern, die zwar gekündigt wurden, aber die Kündigung noch nicht bestätigt wurde.
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Zu jedem Vertrag können Sie beliebig viele externe Dokumente, Aufgaben und Checklisten erfassen.
Weitere Funktionen
Audits
Sie können in DSV Audits durchführen. Jedes Audit basiert auf einem Set von Fragen, die Sie im Fragenkatalog verwalten können (Musterfragen stehen zur Verfügung).
Durch die Verwendung von Fragensets werden Audits vergleichbar und Sie können eine Gegenüberstellung erstellen lassen, in der bspw. vorgenommene Verbesserungen aufgrund von Handlungsempfehlungen ersichtlich sind.
Auftragsverarbeitung
Es stehen Ihnen alle Funktionen zur Verfügung, die Sie als Auftragsverarbeiter benötigen, um die Anforderungen der DSGVO umzusetzen.
Sie können alle Kunden erfassen und bei Bedarf Subunternehmer anlegen. Verarbeitungstätigkeiten können als Verarbeitungen des Auftragsverarbeiters festgelegt werden und den Kunden als die erbrachten Dienstleistungen zugewiesen werden.
Die notwendige Dokumentation können Sie im PDF-Format erstellen lassen.
Datenimport, Datenexport & Reports
Damit Sie nicht alle Daten manuell erfassen müssen, können Sie in vielen Arbeitsbereichen Daten aus einer Excel-Datei importieren, bspw. Mitarbeiter, Hardware oder Rechtskatastereinträge.
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In vielen Arbeitsbereichen können Sie Daten nach Excel exportieren, um etwa eine aktuelle Liste der erfassten Mitarbeiter oder Hardware zu erhalten. Falls Sie mit DSV unzufrieden sein sollten, können Sie auf diese Weise auch sehr viele Daten extrahieren.
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Es stehen außerdem sehr viele Reports zur Verfügung, mit denen Sie Daten aufbereitet in PDF-Dateien ausgeben können. Dazu zählen etwa das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Übersichten über Aufgaben, Hardware oder Vertragspartner samt Verträgen.
Hinweisgeberschutzgesetz (HinschG)
DSV enthält eine Lösung zur Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes.
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Dazu können Sie eine vorbereitete (ausfüllbare) PDF-Datei mit einem Deckblatt versehen lassen, das Ihre Kontaktdaten enthält. Diese Datei können Sie dann ausdrucken oder auf Ihrer Website und im Intranet veröffentlichen, um den Anforderungen zu genügen.
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Eingehende Meldungen können in einem eigenen Arbeitsbereich erfasst und verwaltet werden. Diesen speziellen Arbeitsbereich können Sie optional mit einem Passwort versehen, damit nur berechtigte Benutzer darauf zugreifen können.
Gewährleistungsziele und Schutzbedarfe
Damit Sie für die relevanten Assets (Hardware, Anwendungen, Verarbeitungen etc.) die richtigen Schutzmaßnahmen treffen können, müssen für verschiedene Aspekte (Gewährleistungsziele, GZ) die Schutzbedarfe ermittelt oder festgestellt werden.
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Die Ermittlung der Schutzbedarfe ist sowohl für das Standard-Datenschutzmodell (SDM), die Informationssicherheit und das Notfallmanagement relevant. Die Erfassung bzw. Zuweisung der Schutzbedarfe erfolgt für diese drei Bereiche jeweils separat, da die Bewertung jeweils aus einem anderen "Blickwinkel" erfolgt.
Versionierung
Eine Anforderung für jedes Managementsystem besteht darin, das System stetig zu prüfen und zu verbessern (PDCA-Zyklus).
In DSV können Sie daher jedes relevante Asset versionieren. Zu jedem Asset können Sie beliebig viele Versionen anlegen, es muss aber eine Version als die jeweils gültige Version festgelegt werden.
Weitere Informationen
Wenn Sie mehr über das Modul Datenschutz wissen wollen, dann lesen Sie hier weiter.
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Mehr Informationen zum Modul Informationssicherheit finden Sie hier.
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Mehr Informationen zum Modul Notfallmanagement finden Sie hier.
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Informationen zu den verfügbaren Assetklassen finden Sie unter "Assetverwaltung".
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Eine unverbindliche Testlizenz können Sie unter Kontakt anfordern.