Funktionen der PRO-Version

Lernen Sie Funktionen kennen, die externen DSB, ISB und BCB die Arbeit erleichtern.

Mandantenverwaltung

Der eigentlichen DSV ist ein Startfenster vorgeschaltet, in dem Sie als externer DSB, ISN oder BCB administrative Arbeiten erledigen können.

Sie können innerhalb des Startfensters alle Ihre Kontakte (Mandanten, Interessenten, Behörden etc.) erfassen und verwalten (Kontakte können auch importiert werden).

Hier können Sie auch Aufgaben und Dokumente erfassen, die nicht innerhalb der eigentlichen Mandantendatenbanken erscheinen sollen.

Im Startfenster können Sie Datenbanken anlegen, verschieben, duplizieren, sichern, exportieren und importieren.

Aus dem Startfenster heraus rufen Sie die eigentliche DSV auf, dabei hat jeder Mandant eine eigene Datenbank, die Daten sind also strikt voneinander getrennt.

Im Startfenster haben Sie außerdem die Möglichkeit, IT-Beratungen nach DIN SPEC 27076 durchzuführen.

Musterdatenbanken

Im Startfenster können Sie Datenbanken duplizieren. Sie können diese Funktion verwenden, um eine oder mehrere branchenspezifische Musterdatenbanken anzulegen. Diese Musterdatenbank duplizieren Sie dann für einen Mandanten und passen die Daten dann an die individuellen Gegebenheiten des jeweiligen Mandanten an.

Sie können natürlich auch direkt eine vorhandene Mandantendatenbank duplizieren und anpassen, die Anlage einer Musterdatenbank ist keine zwingende Voraussetzung.

Vorlagendatenbank & Datentransfer

Sie können eine Datenbank als Vorlagendatenbank festlegen, in der Sie alle Verarbeitungen, TOM Checklisten etc. hinterlegen, die Sie häufig in den konkreten Mandantendatenbanken benötigen.

Durch den Datentransfer können Sie aus einer geöffneten Datenbank auf Datensätze jeder anderen Datenbanken zugreifen und bidirektional austauschen. Die Verwendung einer zentralen Vorlagendatenbank macht die Organisation aber einfacher, ist aber kein Muss.

Bidirektional bedeutet, dass Sie in einer geöffneten Datenbank deren Datensätze in andere Datenbanken kopieren können oder umgekehrt Datensätze aus einer anderen Datenbank in die gerade geöffnete Datenbank übernehmen können.

Es können Verarbeitungstätigkeiten (inklusive vorhandener Datenschutzfolgenabschätzungen), Datenkategorien, Rechtsgrundlagen, technische und organisatorische Maßnahmen, Checklisten, Soft- und Hardware (inklusive Eigenschaften wie Hersteller etc.), Informationen und Vertragspartner bidirektional ausgetauscht werden.

Ab Version 3.1 können Sie außerdem Daten in Gruppen zusammenfassen, die dann gebündelt übertragen werden können. Legen Sie bspw. eine Gruppe "Vertrieb" an, der Sie alle relevanten Verarbeitungen, TOM, Software etc. zuweisen. Diese Gruppe können Sie dann jederzeit an eine andere Datenbank übertragen. Es können gleichzeitig mehrere Gruppen an mehrere Datenbanken übertragen werden, was Ihnen die Arbeit noch weiter erleichtern wird.

Datenimport, Datenexport & Reporting

Beim Datenimport und den Reports handelt es sich nicht um exklusive Funktionen der PRO-Lizenz, sondern diese stehen auch "normalen" Benutzern in allen Lizenzvarianten zur Verfügung.

Da aber gerade diese Funktion häufig von externen Beauftragten nachgefragt wird, folgt eine kurze Übersicht.

Sie können folgende Daten aus Excel-Dateien importieren:

- Anwendungen (Software)
- Aufgaben
- Checklisten
- Datenkategorien
- Hardware
- Kunden (bei Auftragsverarbeitern)

- Mitarbeiter

- Räume

- Rechtskataster (Rechtsgrundlagen)
- Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)
- Verarbeitungstätigkeiten
- Vertragspartner (Dienstleister, Behörden etc.)

Sie können den Datenimport natürlich in den Mandantendatenbanken verwenden.

Durch den Datenimport können Sie sich aber auch möglichst schnell Musterdatenbanken bzw. eine Vorlagendatenbank aufbauen.

Auch der umgekehrte Weg ist natürlich möglich, nämlich der Export von Daten.

In vielen Arbeitsbereichen können Sie die Tabellen nach Excel exportieren, zum Beispiel Hardware oder Mitarbeiter.

Es stehen aber viele Reports zur Verfügung, die Sie Ihrem Mandanten beispielsweise als Leistungsnachweis aushändigen können.

So enthält bspw. der Managementreport neben Diagrammen und Kennzahlen zu wichtigen Aspekten wie den Verarbeitungen, TOM und Assets auch eine Liste mit den offenen Aufgaben.

Für eine schnelle Übersicht über die TOM könnten Sie einen High-Level-Report erstellen, der nur die wichtigsten Angaben enthält.

Neben vielen weiteren Reports können Sie auch Checklisten oder Auditberichte erstellen, die im PDF-Format erstellt werden.

Außerdem steht ein umfangreicher Formulargenerator zur Verfügung, mit dem Sie über Textvariablen auf erfasste Werte zugreifen können. Als Resultat erhalten Sie docx-Dateien, die Sie bei Bedarf in Word o. ä. weiter verarbeiten können.

Am Einfachsten ist es, wenn Sie sich mit einer Testlizenz selbst von DSV überzeugen.